Este tópico tem o objetivo de orientar o usuário no processo de criação de títulos a pagar e a receber.
Títulos são documentos que formalizam um valor a pagar ou receber pela empresa, podendo ser pagos por boletos, duplicatas ou cartão.
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Títulos a pagar: Os Títulos a pagar são débitos da empresa, abertos ou parcialmente pagos, podem ser compras para uso e consumo, parcelas de compras a prazo ou demais despesas, como conta de energia, água, telefone, etc. E, em alguns casos, débito com clientes.
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Títulos a receber: Os Títulos a Receber são quaisquer valores a serem recebidos de algum devedor pela empresa.
Dentro do menu temos a tela de Gerenciamento de Títulos, onde localizamos os títulos a receber/pagar da empresa. É possível filtrar a busca de várias maneiras e também inserir o número de um título para localizá-lo.
E dentro da tela temos o botão “Novo”, e nele criamos um título. Os campos em azul são informações que devem conter obrigatoriamente para criar um título.
1. Tipo do título
Ao clicar no botão dentro do gerenciamento de títulos, marque a opção a Receber ou a Pagar, para o sistema identificar se o título vai ser um valor creditado ou debitado da empresa.
2. Selecione a Empresa
Este espaço deve ser preenchido pela empresa devedora ou pagadora do título. As empresas utilizadas são a 1, 2 ou 3 em diante, que são empresas de venda pois existem grupos de venda vinculados.
Atenção aos casos em que a matriz faz o pagamento, por exemplo, de compras para a filial. O título deve ser lançado para a empresa filial, e não para a empresa matriz.
3. Selecione a Série
O campo deve ser preenchido com a série, que dentre as séries cadastradas, as mais utilizadas são as séries CP e CR, que são contas a pagar e contas a receber. Em ocasiões mais específicas são utilizadas outras séries.
4. Selecione a Pessoa
Esse campo será preenchido com o código da pessoa responsável por receber ou pagar o título. Se for necessário, utilize a lupa para encontrar.
5. Data de Emissão e Vencimento
Nesse campo será preenchida a data de emissão, no caso de títulos em aberto ou parcialmente pagos, a data a ser preenchida deve ser igual a data de emissão do documento
A data de vencimento também deve ser preenchida conforme com os dados do documento
A competência vai ser automaticamente preenchida conforme a data de emissão.
6. Parcelas do Título
No campo das parcelas, deve conter o valor das parcelas, o número de parcelas totais e a parcela inicial cadastrada, com os dias de intervalo.
Atenção ao inserir o valor, o sistema não calculará as parcelas, com base nisso não se deve colocar o valor inteiro da despesa, e sim o valor de cada parcela.
Exemplo: lançamento de uma compra de R$1.000,00, parcelada em 5x de R$200,00 sem juros
7. Tipo de Documento e Classificação
Juntamente com as parcelas, deve-se preencher o tipo de documento: Duplicata, Cartão ou Boleto
Quando o documento é do tipo Duplicata, é obrigatório preencher a classificação, para que posteriormente, o financeiro utilize dessa informação para análise.
Quando o tipo de documento é um Boleto, é obrigatório informar a conta para emissão do boleto.
8. Apropriação do Plano de contas
Nessa etapa é obrigatório informar a conta do plano de contas que a empresa irá vincular o valor do título, sendo ele Receita ou Despesa. As contas são organizadas conforme necessidade e são diferenciados pela cor vermelha e verde.
Exemplo de plano de contas:
Depois de selecionar a conta (Receita ou Despesa), é necessário preencher o campo com o valor do crédito ou débito, e clicar no botão .
O valor do título também pode ser apropriado em mais de uma conta do plano de contas, se for o caso da empresa ter vários lançamentos em nome de uma pessoa só.
Exemplo: Lançamento de despesa para uma empresa de segurança, referente ao serviço de ronda e instalações de alarmes e equipamentos de segurança
9. Outros: Campo Observações e Mídias
A inserção de mídias e adição de observações são opcionais. Para adicionar uma observação ao título, basta digitar no campo Observações. E no caso de inserir mídias, como por exemplo, foto, PDF, ou qualquer anexo relacionado ao título, clique no botão Mídias. A interface permitirá adicionar mídias diretamente à nuvem da Amazon, permitindo consulta a qualquer momento.
10. Finalizar a Criação do Título
Após conferir os dados, o usuário deve clicar no botão para finalizar.
11. Editar um Título
Se o título em aberto precisa ser editado, o usuário deve buscar o título na tela de gerenciamento de títulos, selecionar na grade e clicar em Editar título.