Controle de Vendas e Execução de Serviços
Introdução ao Processo de Vendas e Execução de Serviços
O processo de Controle de Vendas e Execução de Serviços é uma parte fundamental das operações da empresa, permitindo o gerenciamento eficiente desde o orçamento inicial até a conclusão dos serviços prestados. Este módulo integra as áreas de Vendas e Expedição, garantindo que todos os serviços sejam devidamente registrados, agendados, executados e documentados. Para o correto funcionamento deste processo, é essencial que cada colaborador compreenda seu papel e responsabilidades dentro do fluxo de trabalho. O vendedor inicia o processo com a criação do orçamento, o Gestor de Obras coordena a verificação de pendências e agendamentos, e a Equipe de Serviços executa as atividades em campo, documentando adequadamente cada etapa. Este tópico fornece um detalhamento completo do processo, explicando cada etapa e as responsabilidades dos envolvidos, garantindo assim a padronização dos procedimentos e a qualidade na execução dos serviços.
Fluxograma do Processo de Vendas e Execução de Serviços
Passo-a-passo
Clique nas etapas abaixo para expandir o passo-a-passo desejado.
Passo 1: Geração do Orçamento e Pedido [Vendedor]
[details=Início: Gerando o Orçamento de Saída] O processo de Controle de Vendas e Execução de Serviços inicia-se com o vendedor, que é responsável por compreender as necessidades do cliente e registrar adequadamente os produtos e serviços solicitados. Esta etapa é fundamental para garantir que todos os itens necessários sejam incluídos no orçamento e que o tipo de entrega seja corretamente especificado.
- Gerar o Orçamento de Saída
O vendedor deve acessar o sistema e criar um novo Orçamento de Saída, informando detalhadamente todos os produtos e serviços que serão fornecidos ao cliente. É importante que cada item seja especificado com precisão, incluindo quantidades, especificações técnicas e valores unitários. Um orçamento bem elaborado evita problemas futuros e garante a satisfação do cliente. Durante a criação do orçamento, o vendedor deve considerar todos os materiais necessários para a execução do serviço, bem como a mão de obra envolvida. Isso inclui não apenas os produtos principais, mas também itens complementares que possam ser necessários durante a execução.
- Informar o tipo de entrega Pré-Agendamento SVC
Após incluir todos os produtos e serviços no orçamento, o vendedor deve especificar o tipo de entrega como “Pré-Agendamento SVC” para os serviços incluídos. Esta classificação é essencial para que o sistema identifique corretamente que se trata de um serviço que necessitará de agendamento posterior.
Tipos de entrega específicos
Para serviços, é obrigatório utilizar os tipos de entrega “SVC - Equipe Juhan” ou “SVC - Equipe Nelson”, conforme a equipe que realizará o serviço. A correta seleção do tipo de entrega garante que o serviço seja direcionado para a equipe adequada.
O Pré-Agendamento SVC permite que o Gestor de Obras posteriormente verifique as pendências e realize o agendamento definitivo com o cliente, considerando a disponibilidade das equipes de serviço e as prioridades de atendimento.
- Transformar o Orçamento de Saída em Pedido de Saída
Uma vez que o orçamento esteja completo e o cliente tenha aprovado os valores e condições, o vendedor deve transformar o Orçamento de Saída em Pedido de Saída. Esta transformação é um passo crucial que formaliza o compromisso com o cliente e inicia o fluxo de execução do serviço. Para realizar esta transformação, o vendedor deve acessar o orçamento criado e utilizar a função específica do sistema que converte o orçamento em pedido. Durante este processo, é importante verificar novamente todos os dados para garantir que não haja inconsistências ou informações faltantes. Após a transformação, o Pedido de Saída fica disponível para o Gestor de Obras, que dará continuidade ao processo com a verificação de pendências e agendamento da execução do serviço. [/details]
Passo 2: Verificação de Pendências e Agendamento [Gestor de Obras]
[details=Verificando pendências e realizando agendamentos] Após a criação do Pedido de Saída pelo vendedor, a responsabilidade pelo processo passa para o Gestor de Obras, que deve verificar as pendências existentes e realizar os agendamentos necessários para a execução dos serviços. Esta etapa é crucial para garantir que todos os serviços sejam executados no momento adequado e com os recursos necessários.
- Verificar as pendências do tipo Pré-Agendamento SVC no F14
O Gestor de Obras deve acessar a tela F14 do sistema para verificar todas as pendências do tipo Pré-Agendamento SVC. Esta verificação permite identificar todos os serviços que necessitam de agendamento e organizar a execução de acordo com as prioridades e disponibilidade das equipes. Durante esta verificação, o Gestor deve analisar detalhadamente cada pendência, considerando fatores como urgência do cliente, localização geográfica, complexidade do serviço e disponibilidade de materiais e equipes. Esta análise abrangente permite uma melhor organização do trabalho e otimização dos recursos disponíveis.
- Decisão: Existem pendências?
Após a verificação inicial, o Gestor de Obras deve tomar uma decisão com base na existência ou não de pendências:
Fluxo de decisão
Se existirem pendências que impeçam o agendamento imediato (como falta de material, indisponibilidade de equipe ou necessidade de confirmação com o cliente), o Gestor deve seguir o fluxo “SIM” e realizar o reagendamento. Caso não existam pendências que impeçam o prosseguimento, o Gestor deve seguir o fluxo “NÃO” e continuar com o processo normal de geração de romaneio e manifesto de carga.
- Se SIM: Fazer o Reagendamento para a Equipe de Serviços
Quando existem pendências que impedem o agendamento imediato, o Gestor de Obras deve realizar o reagendamento para a Equipe de Serviços. Este reagendamento consiste em definir uma nova data e horário para a execução do serviço, considerando a resolução das pendências identificadas. O reagendamento deve ser registrado no sistema, informando a nova data prevista e o motivo do reagendamento. Além disso, é importante comunicar ao cliente sobre a necessidade de alteração na data de execução do serviço, explicando os motivos e confirmando a nova data agendada.
- Se NÃO: Gerar o Romaneio de Saída de Serviço na empresa 201
Quando não existem pendências que impeçam o prosseguimento do processo, o Gestor de Obras deve gerar o Romaneio de Saída de Serviço na empresa 201. Esta empresa foi criada exclusivamente para o faturamento de serviços e não deve ser utilizada em outros contextos, exceto mediante autorização expressa da Diretoria.
Atenção!
A empresa 201 foi criada exclusivamente para o faturamento de serviços. É expressamente proibido utilizar esta empresa em outros contextos sem autorização da Diretoria. O uso incorreto pode gerar problemas contábeis e fiscais para a organização.
O Romaneio de Saída de Serviço é um documento que detalha todos os produtos e serviços que serão entregues e executados, servindo como base para a organização logística e para o faturamento posterior.
- Montar o Manifesto de Carga para a Equipe de Serviços
Após gerar o Romaneio de Saída, o Gestor de Obras deve montar o Manifesto de Carga para a Equipe de Serviços. Este manifesto é um documento que contém todas as informações necessárias para a execução do serviço, incluindo: - Dados do cliente e local de execução - Lista de produtos e materiais a serem utilizados - Descrição detalhada dos serviços a serem executados - Instruções específicas para a execução - Prazos e condições especiais O Manifesto de Carga deve ser associado ao veículo correto, utilizando as opções “SVC - Equipe Juhan” ou “SVC - Equipe Nelson”, conforme a equipe designada para a execução do serviço.
- Faturar o Romaneio de Saída de Serviço na série SV
A última etapa sob responsabilidade do Gestor de Obras é o faturamento do Romaneio de Saída de Serviço, que deve ser realizado na série SV. Este faturamento gera a nota fiscal correspondente aos serviços que serão executados, formalizando a operação do ponto de vista fiscal e contábil. Durante o faturamento, é importante verificar se todos os dados estão corretos, incluindo valores, impostos aplicáveis e informações do cliente. Qualquer inconsistência deve ser corrigida antes da emissão da nota fiscal para evitar problemas futuros. Após o faturamento, o processo passa para a Equipe de Serviços, que será responsável pela execução e documentação das atividades realizadas. [/details]
Passo 3: Execução e Finalização [Equipe de Serviço / Gestor de Obras]
[details=Executando o serviço e finalizando o processo] A etapa final do processo de Controle de Vendas e Execução de Serviços envolve a execução propriamente dita do serviço pela equipe designada e a documentação adequada das atividades realizadas. Esta fase é crucial para garantir a qualidade do serviço prestado e a satisfação do cliente, além de fornecer registros importantes para futuras referências.
- Anexar as fotos da execução do serviço via Fronter Web
Após a execução do serviço, a Equipe de Serviço deve documentar todo o trabalho realizado através de fotografias. Estas imagens são fundamentais para: - Comprovar a execução do serviço conforme especificado - Registrar o estado inicial e final do local de trabalho - Documentar possíveis situações especiais encontradas durante a execução - Servir como referência para futuros serviços similares - Proteger a empresa em caso de questionamentos posteriores As fotos devem ser anexadas ao processo através do Fronter Web, garantindo que fiquem permanentemente associadas ao serviço executado. É importante que as imagens sejam claras, bem enquadradas e em quantidade suficiente para documentar adequadamente todas as etapas relevantes do serviço.
Boas práticas para documentação fotográfica
Para uma documentação fotográfica eficiente, recomenda-se: - Fotografar o local antes do início dos trabalhos - Registrar as etapas intermediárias mais importantes - Documentar o resultado final de diferentes ângulos - Incluir imagens que mostrem detalhes técnicos relevantes - Garantir boa iluminação e foco nas imagens
Além das fotos da execução do serviço, também podem ser anexados outros documentos relacionados, como termos de aceite assinados pelo cliente, relatórios de ocorrências ou quaisquer outros registros relevantes para a documentação completa do serviço.
- Encerrar o Manifesto de Carga da Equipe de Serviços
Após a conclusão do serviço e a devida documentação fotográfica, o Gestor de Obras deve encerrar o Manifesto de Carga da Equipe de Serviços no sistema. Este encerramento formaliza a conclusão do serviço e indica que todas as atividades previstas foram realizadas. O encerramento do Manifesto de Carga envolve a confirmação de que: - Todos os serviços foram executados conforme especificado - Todos os materiais previstos foram utilizados corretamente - A documentação fotográfica foi devidamente anexada - O cliente está satisfeito com o resultado do serviço Durante o encerramento, também devem ser registradas quaisquer ocorrências especiais, como serviços adicionais realizados, materiais não utilizados ou devolvidos, ou situações imprevistas que tenham afetado a execução do serviço.
- Fim do Processo
Com o encerramento do Manifesto de Carga, o processo de Controle de Vendas e Execução de Serviços é concluído. Neste momento, todas as etapas foram cumpridas, desde a geração do orçamento inicial até a execução e documentação do serviço. A conclusão adequada do processo garante que: - O serviço foi executado conforme as especificações e expectativas do cliente - Todos os registros necessários foram devidamente documentados no sistema - O faturamento foi realizado corretamente - A equipe de serviços cumpriu suas responsabilidades - O ciclo completo de venda e execução foi finalizado com sucesso Este fluxo estruturado permite um controle eficiente das operações, facilitando o acompanhamento de cada etapa e garantindo a qualidade e padronização dos serviços prestados pela empresa. [/details]
Observações Importantes
Para garantir o correto funcionamento do processo de Controle de Vendas e Execução de Serviços, é fundamental observar algumas diretrizes específicas que foram estabelecidas para padronizar e otimizar as operações.
Tipos de entrega específicos
É obrigatório utilizar os tipos de entrega “SVC - Equipe Juhan” e “SVC - Equipe Nelson” para os serviços. A utilização de outros tipos de entrega pode causar direcionamento incorreto e atrasos na execução dos serviços.
A escolha do tipo de entrega correto é essencial para que o sistema direcione adequadamente as solicitações para as equipes responsáveis. Cada equipe possui características e habilidades específicas, e a correta atribuição dos serviços garante maior eficiência e qualidade na execução.
Veículos designados
Para o transporte de materiais e deslocamento das equipes, devem ser utilizados exclusivamente os veículos “SVC - Equipe Juhan” e “SVC - Equipe Nelson”. Estes veículos foram especialmente preparados e equipados para a execução dos serviços.
Os veículos designados para cada equipe possuem as ferramentas e equipamentos necessários para a execução dos serviços, além de estarem devidamente identificados e segurados para esta finalidade. A utilização de outros veículos pode comprometer a qualidade do serviço e gerar problemas logísticos e de segurança.
Empresa exclusiva para faturamento
A empresa 201 foi criada exclusivamente para o faturamento de serviços. É expressamente proibido utilizar esta empresa em outros contextos sem autorização da Diretoria. O uso incorreto pode gerar problemas contábeis e fiscais para a organização.
A segregação do faturamento de serviços em uma empresa específica foi uma decisão estratégica que visa facilitar o controle financeiro e fiscal das operações de serviços. Esta separação permite uma gestão mais eficiente dos custos e receitas relacionados aos serviços, além de simplificar os processos de apuração de impostos e elaboração de relatórios gerenciais. A observância rigorosa destas diretrizes é fundamental para o sucesso do processo de Controle de Vendas e Execução de Serviços, garantindo eficiência operacional, conformidade fiscal e satisfação dos clientes com os serviços prestados.